La Secretaria, esa gran desconocida

Reunión de directivos de dos grandes empresas americanas con sede en diferentes ciudades. “Pues esta semana hemos dejado la empresa sola, porque nosotros veníamos aquí, y nuestras secretarias tenían una reunión todas juntas”. “Ah, sí, las nuestras también se reúnen una vez al año”. Y un tercero pregunta: “Y para qué se reúnen? ¿Para decidir a qué temperatura van a servir el café?” Quiero pensar que ese tercero no tenía secretaria.

¿Realmente alguien sabe qué hace una secretaria? ¿Porqué todos los directivos/empresas sin excepción tienen al menos una? Seguro que ninguna empresa paga un sueldo para que un directivo pueda presumir de tener un coche, una secretaria y bonus.

¿Porqué en casi todas las empresas la secretaria es una de las primeras personas que se contrata? ¿Porqué se considera tan imprescindible, y sin embargo nadie sabe definir exactamente qué hace?

María, estoy haciendo esta presentación y quiero añadirle música. ¿cómo se hace?
Belén, tengo que viajar a cuatro países nórdicos la próxima semana. Por favor, averigua dónde están las ciudades, cual es la mejor forma de ir de una a otra y de reservarme los vuelos, hoteles y coches necesarios.
Conchi, necesito poner una documentación al alcance de todos. ¿Podrías por favor averiguar qué sistema puedo usar para que todos puedan verla pero no se estropee?
Dalia, se ha muerto la mujer de un amigo. ¿Podrías redactarme una carta, por favor?
Mañana es el cumpleaños de mi hijo y le prometí un payaso. Eulalia, tu que tienes tantos contactos, ¿podrías buscarme uno?
Tengo que hacer tarjetas de visita. Francis, ¿podrías diseñar una de acuerdo a la política de la empresa?
Mañana es el cumpleaños de mi mujer y quiero regalarle algo especial, que no sea el típico ramo de flores. ¿qué me aconsejas?
Ana, no consigo entender a este señor. Habla en un idioma raro ¿Te importa contestar esa llamada?

Todo esto y mucho más son peticiones reales de compañeros de trabajo (que no del directivo), es el día a día de cualquier secretaria en cualquier empresa del mundo. Apoyar y ayudar a todos los integrantes de la compañía, especialmente a nuestro directivo.

Cuando se habla de “secretaria”, todo el mundo tiene en la cabeza alguien que apoya y ayuda al directivo. Pero ¿en qué consiste apoyar y ayudar al directivo?

Un grupo de caníbales fue contratado por una gran empresa ¡Ahora formáis parte de un gran equipo! - dijo el responsable de RRHH durante el acto de bienvenida - Disfrutareis de todos los beneficios de la empresa;
por ejemplo: podréis ir a la cafetería a comer algo. Pero, por favor, ¡no os comáis a los otros empleados!.
Cuatro semanas más tarde, el jefe de los caníbales los llamó: * Estáis trabajando muy duro, ¡estoy muy satisfecho!, pero una de nuestras secretarias ha desaparecido. ¿Alguno sabe que la ha podido pasar? Todos los caníbales negaron con la cabeza.
Después de que el jefe se fuera, el líder caníbal dijo a sus caníbales: * ¿Quien ha sido el idiota que se ha comido a la secretaria?. * Tras lo cual una mano entre el grupo se levanto tímidamente. * ¡¡¡Tu eres tonto!!!, Cuatro semanas comiendo gerentes y nadie ha notado nada, ¡¡¡pero no!!!, tu tenías que comerte una secretaria.

Se dice que detrás de un gran directivo hay una gran secretaria. Y es cierto. Una buena secretaria tendrá solucionado el día a día y eso dará tiempo y tranquilidad a nuestro directivo para poder desarrollar sus propias funciones.
Por ejemplo, el gerente de una pequeña empresa deberá dedicarse a contactar con clientes, hacer nuevos negocios, ver que sus empleados hacen bien el trabajo y en general, a velar por el buen funcionamiento de su empresa. ¿Podría hacerlo si tiene que contabilizar facturas, llamar a morosos, llevar las gestiones diarias con los bancos, hacer presupuestos, tratar el día a día con los proveedores, lidiar con todos los representantes que vienen…? Pues probablemente o el directivo o la empresa quebraría.
Para eso tiene una secretaria.

Ella le gestiona el día a día. Y de paso apoya y ayuda a todos los compañeros. ¿A quién le preguntan cuantos días de vacaciones les quedan? ¿O que hay un error en la nómina? ¿O si tiene descuentos en alguna empresa concreta?

En una empresa muy grande, con departamentos de marketing, compras, ventas, administración, producción,… la secretaria tiene otro tipo de funciones, hace informes, traducciones, gestión de reuniones, velará porque los formatos usados sean corporativos, preparará eventos de todo tipo, llevará la agenda de su jefe y la guía de sus contactos, escribirá cartas y mailings, gestionará los regalos de empresa, evitará que al jefe le molesten con llamadas no solicitadas, elegirá el tipo de mobiliario y el decorado de las oficinas, repartirá la información que llega a la compañía del exterior… Y por supuesto pondrá el café a la temperatura adecuada y en una vajilla adecuada elegida de acuerdo con el espíritu corporativo.

Todo esto sin contar además con las virtudes que tiene que tener. Es la primera imagen de la empresa. Debe ser correcta, amable, asertiva, predispuesta a ayudar, tener iniciativa, ver los problemas y solucionarlos antes de que ocurran, conseguir un buen ambiente laboral, ser capaz de atender varias cosas a la vez, ser ordenada, concisa, no perder nunca el buen humor, y muchas más.

¿No deberíamos por lo menos respetar su trabajo igual que el de cualquier otro profesional?